§ 1 Podstawy przetwarzania danych osobowych

1.     Rejestr Umów, zwany dalej Rejestrem, jest prowadzony z poszanowaniem przepisów o ochronie danych osobowych, w szczególności rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U. UE. L. Nr 119, s. 1 ze zm.) - dalej RODO oraz przepisów krajowych.

2.     Administratorem danych osobowych, o którym mowa w art. 4 pkt 7, przetwarzanych w związku z realizacją obowiązku wprowadzania danych osobowych do rejestru, o którym mowa w art. 34a ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2025 r. poz. 1483 ze zm.) jest Zespół Szkolno-Przedszkolny, ul. Topolowa 1, 84-218 Łęczyce, sekretariat@sp-leczyce.pl reprezentowany przez Dyrektora.

3.     Przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. lit. c RODO (obowiązek administratora).

§ 2 Zakres i cel przetwarzania danych osobowych

1.     Dane osobowe przetwarzane w Rejestrze Umów obejmują wyłącznie dane niezbędne do:

1) zawarcia i realizacji umów,

2) prowadzenia ewidencji i kontroli umów,

3) wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze.

2.     W rejestrze mogą być udostępnione dane osobowe stron umów (w tym pracowników, zleceniobiorców), z którymi administrator zawarł umowę, identyfikujące stronę takiej umowy, oraz podlegające udostępnieniu w trybie przepisów ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. z 2022 r. poz. 902 ze zm.).

3.     Zakres udostępnianych danych osobowych, w myśl zasady minimalizacji danych, o której mowa w art. 5 ust. 1 lit. c RODO, obejmuje takie dane osobowe, jak:

1) imię (imiona), nazwisko lub nazwę jednoosobowej działalności gospodarczej (oznaczenie stron lub ich przedstawicieli),

2) datę i miejsce zawarcia umowy,

3) kwotę umowy,

4) informacje o uzupełnieniu lub zmianie umowy, rozwiązaniu za zgodą stron umowy, jak również informacje o odstąpieniu od umowy, jej wypowiedzeniu lub wygaśnięciu.

4.     Administrator udostępnia wskazane dane osobowe realizując obowiązek administratora, określony w art. 34a) ustawy o finansach publicznych, z zastrzeżeniem ust. 8 poniżej.

5.     W rejestrze nie udostępnia się informacji:

1) podlegających ochronie na podstawie przepisów o ochronie informacji niejawnych oraz o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych,

2) chronionych na podstawie przepisów o przymusowej restrukturyzacji,

3) których ujawnienie mogłoby naruszyć prywatność osoby fizycznej lub tajemnicę przedsiębiorcy; w szczególności nie ujawnia się informacji o osobach fizycznych niepełniących funkcji publicznych.

6.     W przypadku wyłączenia jawności informacji, o których mowa w ust. 5 powyżej, administrator wskazuje w Biuletynie Informacji Publicznej zakres wyłączenia, podstawę  prawną wyłączenia jawności oraz organ lub osobę, które dokonały wyłączenia, a w przypadku, o którym mowa w art. 5 ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej, podmiot, w interesie którego dokonano wyłączenia jawności.

7.     W rejestrze udostępnia się:

1) informacje dotyczące osób pełniących funkcje publiczne, mających związek z pełnieniem tych funkcji, w tym o warunkach powierzenia i wykonywania funkcji,

2) informacje dotyczące osób niepełniących funkcji publicznych w przypadku, gdy osoba fizyczna lub przedsiębiorca rezygnują z przysługującego im prawa.

8.     Kierownik jednostki przed udostępnieniem danych osobowych w Rejestrze, poprzedza oceną, czy udostępnienie danych osobowych nie prowadzi do naruszenia prywatności osoby fizycznej.

§ 3 Zasady ochrony danych osobowych przetwarzanych w Rejestrze

1.     Administrator zapewnia wprowadzenie do rejestru wyłącznie danych niezbędnych dla osiągniecia celu przetwarzania, zgodnie z zakresem określonym w ust. 3 poniżej, zgodnie z zasadą minimalizacji (art. 5 ust. 1 lit. b) RODO).

2.     Dostęp do Rejestru posiadają wyłącznie osoby upoważnione przez Administratora danych, w zakresie niezbędnym do wykonywania powierzonych im obowiązków.

3.     Osoby upoważnione są zobowiązane do zachowania poufności danych osobowych.

4.     Informacje na temat odbiorcy danych osobowych, tj. organie prowadzącym rejestr (Minister Finansów), należy dołączyć do właściwych klauzul informacyjnych (w tym klauzuli pracowniczej).

§ 4. Okres przechowywania danych osobowych

1.     Dane osobowe zawarte w Rejestrze są przechowywane przez okres wynikający z przepisów prawa oraz obowiązujących instrukcji kancelaryjnych i archiwalnych.

2.     Po upływie okresu przechowywania dane podlegają usunięciu lub anonimizacji.

§ 5. Realizacja praw osób, których dane dotyczą

1.     Osobom, których dane osobowe są przetwarzane w Rejestrze Umów, przysługują prawa określone w art. 15–22 RODO.

2.     Realizacja praw, o których mowa w ust. 1, odbywa się zgodnie z procedurami obowiązującymi u Administratora danych.